Lo que debe saber sobre la capacitación de los proveedores

Este es un blog invitado de
Dory Newman
propietario de Color Remedy Consulting. A lo largo de su carrera, Dory ha participado en los programas de color de Talbots, Coldwater Creek, Macy’s, Ann Inc. y Ascena Retail Group. Ahora, en Color Remedy Consulting, aprovecha sus 20 años de experiencia en el sector para ayudar a las empresas a optimizar su enfoque de la gestión del color.

Los programas de capacitación de proveedores hacen que la producción sea más eficiente

Si trabaja en el sector textil, es probable que haya escuchado el término «potenciación del vendedor». Puede que incluso esté pensando ahora mismo en un programa de capacitación de proveedores. Sea cual sea su posición, y especialmente si utiliza la tecnología digital para gestionar los colores, la capacitación de los proveedores es algo que debería estar en su radar.

La potenciación de los proveedores consiste en permitirles que aprueben el color en su nombre. Y aunque requiere mucha confianza, la recompensa es importante: al acercar las aprobaciones a la fuente, la producción es mucho más rápida y la empresa ahorra tiempo y dinero.

Esto es lo que debe saber sobre el éxito de la potenciación de los proveedores.

La relación entre las marcas y los proveedores ha cambiado con el tiempo

Al principio de mi carrera, las marcas y sus socios en el extranjero no trabajaban tan estrechamente como hoy. Los asociados de color nunca viajaron y nunca pudieron conocer a los vendedores en persona. Realmente creo que eso marca la diferencia. Ahora mismo, estamos en un momento de reuniones virtuales, pero espero que en el futuro podamos volver a vernos.

Poder confiar en alguien del otro lado del mundo y tener esa estrecha relación de trabajo supone una gran diferencia en tu programa de color. Sin esto, es difícil predecir (y por lo tanto controlar) cuáles serán los resultados de sus decisiones de color.

Dicho esto, sigo pensando que nos queda un largo camino por recorrer antes de que la potenciación de los vendedores sea la norma para todas las marcas. También sé que se necesita tiempo y esfuerzo para que un programa de capacitación de proveedores funcione sin problemas. Y se necesita el compromiso de ambas partes para conseguirlo.

Conseguir el personal adecuado a bordo

Es muy importante que los vendedores cuenten con el personal adecuado en la empresa. Muchas veces, los proveedores tienen un gestor de control de calidad que también se ocupa del color y sólo quiere que las pruebas pasen. Les preocupa menos el color y sólo se preocupan por la superficie de la tela, por ejemplo. Los vendedores realmente necesitan un colorista capacitado para gestionar ese proceso para sus clientes.

A su vez, las marcas necesitan contar con coloristas formados que puedan comunicarse con los socios extranjeros. También necesitan oportunidades para mantener una comunicación estrecha, ya sea con viajes al extranjero o, en este momento, con llamadas para comprobar y cultivar esa relación.

La alta dirección también tiene que ser partidaria de la capacitación de los proveedores. Si no es una prioridad ejecutiva, las cosas no siempre acaban llegando a la meta.

¿Cuándo es el momento adecuado para alinear a sus proveedores con un programa de color?

El momento adecuado para centrarse en la capacitación de los proveedores depende del personal que tenga. Si tiene un colorista que apenas está aprendiendo lo que debe hacer, probablemente no sea lo mejor iniciar un estudio de alineación con sus proveedores. En su lugar, querrá que su equipo esté formado, configurado y tenga confianza. Una vez que eso ocurre y sientes que tienes un buen colorista y un buen equipo, puedes extenderlo al exterior de la organización.

La forma en que he trabajado con la potenciación de los proveedores es en un enfoque por fases. Empiezas, por ejemplo, aprobando un volumen sólido y haciendo un entrenamiento con tu molino. Haces un viaje, conoces a la gente y trabajas con ellos de forma individual. He estado en muchas cajas de luz diferentes en todo el mundo. Es entonces cuando puedes mostrar a los vendedores lo que buscas y mostrarles tu técnica con la medición.

Al empezar con poco y no dar a los proveedores todo lo que tienen que aprobar, el riesgo es menor. Los proveedores pueden sentirse cómodos y las marcas pueden empezar a pasar a la siguiente fase de aprobaciones cuando todo el mundo esté preparado.

Los mayores errores que veo en la potenciación de los proveedores

Yo advertiría que no hay que empezar demasiado rápido y dar a los vendedores demasiado. Esto crea muchos problemas porque no son capaces de aprender y crear confianza con sus aprobaciones.

Otro error que veo es la falta de comunicación clara dentro del equipo interno de una marca. La capacitación de los proveedores depende de que el equipo sepa quién está capacitado y quién no. Esto puede hacerse almacenando un gráfico en una unidad compartida o celebrando una reunión para que todos sepan en qué punto se encuentran los proveedores.

Puede ser fácil que los equipos de color se queden al margen. No querrá pasar meses y meses formando a una fábrica para que se empodere sólo para saber que su empresa ya no hace negocios con ella. Suena extremo, pero puede ocurrir. Por eso, la comunicación entre los coloristas y su equipo de abastecimiento es clave para potenciar a los proveedores.

El tercer error es no ser capaz de viajar y generar esa confianza. Debe hacer saber a los proveedores que forman parte de su equipo. Esto se suele pasar por alto porque los equipos de color no suelen poder viajar porque no entra en el presupuesto. Para mí, eso es un error.

Mantener una buena relación con los proveedores a lo largo del tiempo

Las relaciones sólidas con los proveedores requieren un trabajo constante y que los proveedores rindan cuentas. Incluso si las aprobaciones se eliminan del plato de un colorista, todavía tienen que hacer un seguimiento de cómo los proveedores están haciendo y ser parte de la conversación sobre dónde obtener productos. Pueden decir al equipo de aprovisionamiento que la tasa de aprobación de una determinada fábrica es del x por ciento o que una fábrica ha estado haciendo un gran trabajo. También pueden comunicar cuándo hay margen de mejora.

Usted quiere asegurarse de que los proveedores están haciendo las mejores aprobaciones posibles para usted. Quieres reforzar continuamente que son parte de tu equipo. En ausencia de viajes, programe videollamadas, compruebe por correo electrónico y asegúrese de que están siempre conectados.

También puede haber momentos en los que tenga que reevaluar su programa de capacitación de proveedores. El mayor problema que he visto es la rotación de coloristas en el lado del vendedor. Muchas veces, el papel de colorista en el extranjero no es tan prestigioso como en Estados Unidos. Por lo tanto, si una fábrica siempre te avisa de que su colorista se ha ido y te presenta a un nuevo colorista, puede ser el momento de reevaluar si quieres hacer un programa de potenciación con esa fábrica.

¿Puedo realmente trasladar todas (o la mayoría) de las aprobaciones a mis proveedores?

Esto es absolutamente posible y ya he llegado a este punto en mi carrera. Avisábamos a los proveedores de los estándares de color que queríamos y ellos se encargaban de llevarlos desde el laboratorio hasta los lotes de color y simplemente enviaban las referencias. Cuando tenían problemas, se los hacían saber a mi equipo. Estuvimos allí para apoyar en lo necesario, pero ellos realmente gestionaron todo el proceso.

El ahorro de tiempo fue espectacular. Su equipo en este lado del mundo ya no está ahogado por el trabajo y puede dar a otras partes de su trabajo la atención que merece. También libera tiempo para formar a otros coloristas de los proveedores.

Además, puedes dar cabida a retos diferentes y más grandes, como hacer coincidir cinco cordones diferentes. Tal vez no confiarías en un vendedor para hacer eso, pero un colorista puede concentrarse en hacer coincidir cinco cordones turquesa diferentes que llegan de cinco países distintos.

Sé que muchas empresas tienen dificultades para potenciar a los proveedores. Pero creo sinceramente que tan pronto como tengas tu programa de color establecido a nivel nacional o internacional, es el momento de mirar a tus proveedores y decir «¿quién puede ayudar ahí?» Si confía en sus proveedores para que hagan otras cosas por usted, debería confiar en ellos para que hagan sus aprobaciones de color. Lo mejor que puede hacer es que su proceso sea lo más eficiente posible y que las aprobaciones se acerquen a la fuente.